Как выбрать конференц-зал

Как выбрать конференц-зал

 

Ни одна конференция не способна пройти успешно без использования специально обустроенного зала. Конференц зал аренда – важное составляющее успешного итога мероприятия. От выбранной локации и оформления зависит настрой партнеров, ход переговоров и многое другое. Неправильный подход к моментам организации способен все испортить. 

О мероприятии

Для многих деловых людей, события данного характера стали неотъемлемой частью жизни. Чтобы решить возникшие проблемы, презентовать новый товар проводятся специальные встречи – конференции. Для некоторых видов подходит неформальная обстановка, другие же, предпочтительнее провести в деловой атмосфере. 

Как выбрать конференц-зал

Под понятием конференция подразумевается встреча делового характера с целью проведения переговоров, лекции, тренинга, семинара, презентации и другого. Помимо решения возникших проблем, партнеры делятся наработками, презентуют инновации. 

Выбор помещения

Правильный подбор локации несет в себе множество преимуществ. Правильно подобранная среда позволяет расположить партнера ближе к себе, наладить лучшие отношения. 

Настрой на переговоры в большой мере зависит и от таких критериев как дата и время, но важнейшей из них остается местность.  Ни для кого не секрет, что визуальная оценка – ведущий критерий. 

Принципы выбора

Выделяют четыре основных критерия, на них основан правильный выбор локации. Если в полной мере учитывать данные особенности, проблем с оформлением не возникает. Как результат – положительный финал. 

Как выбрать конференц-зал

Следует обращать особое внимание на следующие факторы:

  • Адрес здания. 
  • Размеры.
  • Комфорт.
  • Оборудование и сервис.

Адрес здания

Подобрать идеальную территорию – достаточно сложно, однако, если приложить немного усилий – возможно. Не удачно подобранное местонахождение в значительной мере способно повлиять на участников переговоров. 

Не рекомендуется делать выбор в пользу пригорода. Это вызовет значительные затруднения, связанные с трудностью приезда. Не каждый оценит поездку требующую дополнительные затраты финансовых средств и времени. 

Здание, расположенное в центре – далекий от идеала вариант. Пробки могут отобрать у человека столько же сил и времени, что и по дороге в пригород. Постоянный шум автомобилей в значительной мере повлияет на проведение самого мероприятия. 

Не допускается проведение вблизи офисов. Это нагоняет рабочую атмосферу. Учитывая, что многие отдают предпочтение неофициальному формату встреч – данная локализация недопустима. 

Размеры

Прежде чем арендовать комнату, следует тщательно осмотреть её. На первый взгляд просторная переговорная, может оказаться слишком маленькой или большой. Оптимальные размеры определяются в ходе организации. Если изначально планируется немного гостей, лучше избегать громадных помещений.

Выбирать маленькую или среднюю по площади залу не уместно рассчитывать на широкую аудиторию. Никому не придется по вкусу напряженная атмосфера. Деловая встреча не должна превращаться в утренний вагон метро. 

Прежде чем осматривать варианты для аренды, нужно примерно рассчитать приглашенных гостей. Таким образом, уже войдя в зал, можно понять достаточно ли будет гостям пространства. 

Визуально добавить пространства помогут светлые тона помещения. Квадратных метров больше не станет, но находиться будет комфортнее. 

Также стоит обратить внимание на источники света и окна. Тусклое освещение формируют атмосферу наполненную мраком. Находясь в таком кабинете, хочется поскорее уйти с него.

Окна могут одновременно использоваться как источник дневного света и способ проветривания. Свежий воздух положительно влияет на человека. Он способствует логическому мышлению. В качественно проветренной среде легче принимать какие-либо решения.

Комфорт

Для того чтобы участник остался довольным организационным подходом, и мероприятие закончилось для него продуктивным должен присутствовать комфорт. В это понятие включены:

  • Удобные стулья.
  • Столы нужной высоты.
  • Правильная расстановка мебели.
  • Наличие кондиционера или хорошего отопления (в зависимости от сезона).
  • Все необходимое для записи информации.
  • Уютный интерьер.
  • Если рассчитан перерыв, то всё необходимое для него.

Хороший подход к оформлению заметно сразу. Качественные и мягкие стулья на нужном уровне со столом должны быть выставлены на оптимальном расстоянии друг от друга. Если один из соседей мешает другому, может возникнуть ряд неприятных конфузов.

Кроме вышеописанного необходимо позаботиться и о температуре помещения. Гостям не должно быть жарко, или холодно. Оптимальна средняя температура. 

В зимнее время следует позаботиться о гардеробной или вешалке с достаточным количеством мест для верхней одежды. Летом – предоставить воду или другие охладительные напитки. 

Уютная атмосфера, наполненная комфортом, поможет добиться лучших отношений с бизнес-партнерами. Это поможет повлиять на финал мероприятия. 

Оборудование и сервис

Для выступления требуется много различной аппаратуры. Каждый из приборов – высокого качества. Только таким образом можно избежать неприятных конфузов связанных с выходом из строя аппаратуры. Перед началом, не будет лишним, дополнительно в этом убедится.

Ни одна презентация не способна обойтись без проектора. Размеры экрана подбираются с учетом аудитории. В любом случае, он должен быть виден со всех мест. 

Для выступающих нужны сцена и трибуна, оснащенная микрофоном. Таким образом гораздо проще привлечь внимание масс и заставить слушать.

Не обойтись и без компьютера. С его помощью можно открывать файлы, воспроизводить видео, демонстрировать проекты, презентации и другое. 

В услуги сервиса входит фуршет. Если он планируется – нужно заранее позаботиться о приборах, дополнительном столике и отведенном месте. Иногда встречаются и горячие напитки – чай или кофе. Участники по достоинству оценивают такой подход.

Заключение

Конференция играет значимую роль в жизни каждой фирмы. Благодаря данным встречам решаются жизненно важные вопросы, происходит презентация новых услуг и другое. 

Как выбрать конференц-зал

Чтобы добиться успеха в данном деле, стоит тщательно отнестись к этапу подготовки. Правильно подобранное место для проведения – составляющая успешного финала.  

 
0 ответы

Ответить

Хотите присоединиться к обсуждению?
Не стесняйтесь вносить свой вклад!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *