Основы проведения мероприятия: как сделать это с первого раза

Планируя конференцию или тренинг, старт работы над событием начинается с ответа на вопрос: для чего необходимо проводить ивент? Что в результате ожидается. Если целью служит наращивание узнаваемости бренда, создание экспертного образа, можно приступать к подготовке. Не стоит забывать о подборе площадки, которая должна быть просторной. Чтобы не тратить время на поиски, лучше арендовать конференц – зал в Киеве. Можно оформить помещение в соответствии с тематикой. 

Принципы планирования события

Углубленное изучение, выявление проблемы, решение с помощью мероприятия. Процесс организации включает несколько этапов, к которым максимально правильно следует подходить:

  • определение сегмента целевой аудиторию. Если намечается конференция по бизнес маркетингу, это заинтересует предпринимателей, управленческий персонал. К данной категории необходимо будет обращаться посредством коммуникаций;
  • назначение даты и времени начала мероприятия. Проведение события для слушателей, ограниченных местом одного города – можно обозначать дату в будний день. Если запланированы иногородние участники, нужно рассчитать время с учетом длительности поездки до пункта;
  • выбор площадки. Хорошая вместительность, техническая оснащенность, парковка, удобное месторасположение;
  • посадочные места рассчитываются по плану продажи билетов, добавляются гости;
  • четкое составление план мероприятия с отображением в нем всех моментов. Целесообразно группировать по блокам цели;
  • формирование сметы расходов на основе бюджета. Бумага содержит детализированную информацию об организации в денежном эквиваленте. Здесь учитывается все до мелочей. 

Каждый раздел должен быть расписан подробно с установленными сроками выполнения. Прикинув расходы, можно выделить часть из собственного бюджета, остальное оплатить за счет партнеров. 

Привлечение компаньонов

Предложение для сотрудников партнерской фирмы на мероприятие просто необходимо. Также не лишним станет размещение логотипа в рекламных материалах. Можно упомянуть о партнерах на закрытии события или опубликовав в интернет ресурсе. 

Удачным вариантом будет возможность закрытия путем бартерной операции расходов на информационное сотрудничество, сувенирную продукцию. Желательно уменьшить затраты на аренду методом ведения переговоров о партнерстве. 

Бизнес – локации для мероприятий заинтересованы в арендаторах. Участники будущей конференции представляют потенциальную аудиторию. Можно сделать выгодный обмен рекламы в новостной ленте о событии на уменьшение стоимости аренды.

В случае с привлечением коммерческих партнеров подразумевается приглашение отдельных лиц. Для их посещения придется составить предложение в нескольких вариациях спонсорского пакета.

Стоимость такого пакета будет зависеть от статуса спонсора, отличаются количеством доступных привилегий. 

Надлежащее освещение

Особое внимание уделяется направленности света, который должен освечивать людей разного роста, стоящих на сцене. Иногда при организации упускается этот момент. Что важно не только для приглашенных, также для качественной съемки.

Лучше затемнить помещение, контролируя освещение пультом управления. Что обеспечит необходимую яркость.

Чистота и громкость звука

Эффективное взаимодействие, общая результативность напрямую зависят от качественного звука. Главное правило – создание равномерного распределения акустики по всему периметру без эха. 

Если помещение имеет квадратную форму, следует разместить в каждый угол по одному динамику. Отталкиваясь от особенностей пространства, зал должен быть охвачен с помощью расположения колонок на одинаковом расстоянии между собой. 

Микрофон для спикера

Обязательным моментом будет уточнение у выступающих их стиля изложения материала. Докладчики могут стоять неподвижно на протяжении всей лекции. Есть любители активно двигаться по сцене. Большинство ведущих предпочитают жестикулировать для получения эффекта коммуникативной беседы. В такой ситуации понадобится удобная гарнитура взамен обычного микрофона.

Лучше подготовиться заранее к непредвиденным обстоятельствам. Для этого стоит запастись микрофонами, установленными на трибуне, нагрудными модификациями, беспроводными устройствами. Это обеспечит удобство во время дискуссий. 

Доступ к сцене должен быть без преград. Приветствуется простота стиля помещения, иначе слишком вычурное оформление будет гостей отвлекать.

Проверка технического оснащения

Из основных приборов понадобится проектор с большим экраном, ноутбук, видеокамера, флипчарт, кликер – указка. Такое оборудование должно иметься в любом зале. Первое знакомство с площадкой включает тестирование техники накануне мероприятия. Можно договориться с администрацией, выделив ответственного работника. Предварительная встреча со специалистом поможет избежать непредвиденных ситуаций. Если арендодатель не предоставляет сотрудников, можно нанять профессионала со стороны. 

Обеспечение бесплатным Wi-Fi. Наличие беспроводной сети требует демонстрации, опробования на выдерживающую нагрузку. Если ресурс отсутствует, нужно позаботиться о собственном агрегате. Важно учитывать, что сигнал может портится, когда будет много людей. 

Рекомендуется подготовить зарядную зону, где можно будет при необходимости подзарядить аккумулятор. Окажутся нужными несколько разных типов устройств. Обязательно стоит сохранить презентацию спикеров на электронном носителе. За сутки до мероприятия лучше уточнить у спикера об изменениях в доклад. Если он что-либо вносил, должна быть обновленная версия. В назначенный день перед началом следует просмотреть слайды повторно. 

Необходимо сделать запись видео выступлений. Контент пригодится в будущем для организаторов, также может быть полезным другим. 

Актуальность тематики вызовет больший интерес у экспонентов. Если ранее конференции имели аналогичное направление, надо проанализировать итоги. 

Главное – соблюдение баланса во всем. Дизайнерское решение для брендирования площадки должно отвечать концепции мероприятия.

0 ответы

Ответить

Хотите присоединиться к обсуждению?
Не стесняйтесь вносить свой вклад!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *