Порядок проведения деловых совещаний и встреч

Арендовать конференц-зал — далеко не единственная задача при организации бизнес-мероприятий. Нужно подготовить тему встречи, заготовить вопросы для вынесения решений, обеспечить участников перекусом во время перерыва и т.д.
Имеет большое значение регламент события. Если не составить четкий план, то очень скоро встреча станет напоминать балаган или разговор на местном рынке. Поэтому стоит продумать событие, составить четкую схему. В этой статье предоставляем несколько советов, направленных на оптимизацию переговоров.

Постановка задачи

Четкая формулировка заданий или вопросов, которые следует решить — это гарантия, что дискуссия не уйдёт в другое русло. При проведении мероприятия нельзя отклонятся от поставленных целей, иначе не добьетесь желаемого эффекта. Также желательно распланировать время, отведенное на каждый вопрос. К примеру, обсуждение одного вопроса будет длится только 15 минут, а на более важный отводят 30 минут, и т.д.

Ничего лишнего

Чтобы не отклонятся от темы, желательно пересекать любые попытки уйти в сторону. К примеру, при рассматривании проблемы, кто-то ответственный может начать рассказывать, что в том году сделали столько вещей для улучшения, и продолжает пускаться в пространственные объяснения. Такие моменты пересекайте, иначе результатов не будет.

Количество присутствующих

Желательно сразу оговорить количество присутствующих. Во-первых, от этого зависит аренда переговорных комнат — вы должны знать, сколько будет участников. Во-вторых, лучше сразу объяснить, что присутствовать должны только члены компании, которые имеют возможность решить или повлиять на решение проблемы. Разумеется, помощники также могут присутствовать. Но таким способом получится использовать время во благо.

Пунктуальность

Желательно в пределах приличия объяснить членам переговоров — ждать не будете. У деловых людей день расписан, если не начать рассматривать пункты из плана сейчас, то в результате не получится обсудить все. Не стоит делать исключений, но организатор должен показать пример, придя вовремя или чуть раньше.

Время высказаться

Здесь важен регламент. В начале заседания объясните — зачитываем пункт, по очереди высказываемся, не перебивая других. Процесс должен пройти четко, поэтому установите время на обсуждение. Таким образом, все пункты из плана будут рассмотрены.
Деловые переговоры пройдут легче, если не дать даже возможности увести обсуждение в сторону.