Виды конференций и как правильно под них подобрать конференц-зал
Конференция – важнейшее событие для каждой организации. Аренда конференц-зала — трудный процесс, требующий особого подхода и отнимающий уйму времени. Ни для кого не секрет, что оценка компании происходит визуально. Каждая деловая встреча с партнерами должна быть организована с учетом каждой из мелочей.
Правильно подобранная комната – залог успеха встречи. Существуют свои тонкости, позволяющие определиться с местом и оформлением.
Разновидности
Прежде чем выбирать локацию для проведения мероприятия, необходимо определиться с задачей. Существует несколько разновидностей:
- Презентационная.
- Рекламационная (бизнес-встреча).
- Для доклада.
- Обсуждение.
Каждый требует определенную аппаратуру и мебель. Для одних подходит неформальная обстановка, а для других – приветствуется деловой стиль.
Презентационная
Так как главная задача — презентация, необходимо соответствующее помещение:
- Лучше всего подходят светлые тона стен и пола. Визуально увеличивается пространство.
- Особое внимание стоит уделить месту для выступающего. Презентующего должна увидеть вся аудитория.
- Нельзя забывать и о проекторе. Он обязан присутствовать в любом случае. Чаще всего такие мероприятия не проходят без его использования. Чтобы изображение было хорошо просматриваемым, рекомендуется использовать занавески или жалюзи на окнах.
- В случае видеосъёмки требуется выделить место для оператора. Таким образом можно избежать некачественного материала и отвлечения аудитории.
- Для фуршета выделены отдельные столы. Важно чтобы они не мешали во время просмотра.
Напрашивается вывод, что для данного типа подходят только большие залы. Это связано с большим количеством требований для презентации.
Бизнес-встреча
Конференц-зал для бизнес-встречи схож по требованиям с презентацией. Основная цель – реклама услуг или продукции. Выделяют следующие требования:
- Переговорная просторная и с большим количеством света. В случае отсутствия солнечного – используется искусственное освещение.
- Для рассказчика представлена сцена с трибуной и большим экраном. Обязательно присутствие микрофона и компьютера. Каждый обязан иметь возможность открыть свой проект для всей аудитории.
- Мебель расставляется таким образом, чтобы была доступна сцена. О хорошей слышимости забывать тоже нельзя.
- Для разбавки интерьера прекрасно подходят информационные стенды о продукции и услугах выступающих. Особое внимание уделяется компании-организатору встречи.
Серьезный подход к организационным моментам позволяет наладить хорошие отношения с бизнес-партнерами. Кроме того, правильно воспользовавшись советами можно хорошо прорекламировать собственную продукцию.
Для доклада
Чаще всего к такому типу прибегают крупные фирмы. Они вынуждены арендовать комнату для выслушивания информации о проделанной работе. На такого рода мероприятиях, уместна деловая атмосфера. Кроме того, характерны:
- Расстановка столов в форме буквы «П». Таким образом формируется пространство для выступающего. Если это необходимо, он в состоянии перемещаться между слушателями.
- У каждого слушателя свой стул и стол. Если его заинтересует какая-либо информация – он в состоянии её записать.
- Нельзя забывать и о канцтоварах. Если имеется фирменный стиль, не помешает положить на столы ручки и блокноты выполненные в нем.
- Обязано присутствие трибуны с микрофоном. Их имеется шанс увидеть и услышать с любого места.
- Размер комнаты не обязательно огромный, но небольшое количество пространства тоже плохая идея. Каждый слушатель обязан иметь достаточное количество места и не мешать другим.
- Для выступления предоставляется всё необходимое оборудование. Перед началом, во избежание возникновения конфузов, лучше убедиться в его работоспособности. Лучше использовать качественное оборудование. Микрофон — громкий, а проектор – четкий и яркий.
Конференция для доклада имеет свои нюансы подготовки. Деловой стиль помогает сконцентрироваться и провести мероприятие с максимальной выгодой, как для участников, так и для компании-организатора.
Обсуждение
Для сбора бизнес-партнеров с целью обсуждения какого-либо вопроса имеются свои требования:
- Идеальным вариантом демонстрации равенства выступает круглый стол. Таким образом каждый участник понимает свою весомость в принятии решения. Это помогает сконцентрироваться и подойти к решению вопроса со всей серьезностью.
- Во избежание конфузов, для каждого из участников рекомендуется подготовить комфортные стулья в нужном количестве. Их расстановку выполнять лучше на определенной дистанции. Это поможет избежать конфликтов между соседями.
- Для правильной расстановки требуется оптимальное количество пространства. Чем больше участников, тем большая площадь нужна.
- Рекомендуется хорошо проветрить помещение перед обсуждением проблем. Свежий воздух позитивно влияет на человека.
- Комната оформлена со вкусом. Уютная атмосфера поможет наладить отношения между партнерами.
- Если для обсуждения может понадобиться дополнительная аппаратура, необходимо позаботиться о её наличии и исправности.
Для обсуждения различного рода вопросов прекрасно подходят средние по размерам и маленькие залы. Главное чтобы они были оформлены со вкусом. Правильно расставленная мебель сыграет весомую роль в успешном завершении.
Заключение
Каждая конференция по своему важна для организации. Вне зависимости от цели, она требует индивидуальный подход. Чтобы все прошло на высшем уровне и завершилось успехом, тщательно продумываете каждая мелочь. Даже самый маленький просчёт – даст о себе знать самым неприятным образом.
Выбирая локацию, организатор в первую очередь выбирает стиль проведения. Если ошибиться на данном этапе, можно напороться на ряд неприятных конфузов.
Каждой из целей характерны свои особенности проведения. Только учитывая их, можно добиться успеха.
Ответить
Хотите присоединиться к обсуждению?Не стесняйтесь вносить свой вклад!