Виды конференций и как правильно под них подобрать конференц-зал

Конференция – важнейшее событие для каждой организации. Аренда конференц-зала — трудный процесс, требующий особого подхода и отнимающий уйму времени. Ни для кого не секрет, что оценка компании происходит визуально. Каждая деловая встреча с партнерами должна быть организована с учетом каждой из мелочей. 

Правильно подобранная комната – залог успеха встречи. Существуют свои тонкости, позволяющие определиться с местом и оформлением. 

Разновидности

Прежде чем выбирать локацию для проведения мероприятия, необходимо определиться с задачей. Существует несколько разновидностей:

• Презентационная. 
• Рекламационная (бизнес-встреча).
• Для доклада.
• Обсуждение.

Каждый требует определенную аппаратуру и мебель. Для одних подходит неформальная обстановка, а для других – приветствуется деловой стиль. 

Презентационная

Так как главная задача — презентация, необходимо соответствующее помещение: 

• Лучше всего подходят светлые тона стен и пола. Визуально увеличивается пространство.
• Особое внимание стоит уделить месту для выступающего. Презентующего должна увидеть вся аудитория. 
• Нельзя забывать и о проекторе. Он обязан присутствовать в любом случае. Чаще всего такие мероприятия не проходят без его использования. Чтобы изображение было хорошо просматриваемым, рекомендуется использовать занавески или жалюзи на окнах. 
• В случае видеосъёмки требуется выделить место для оператора. Таким образом можно избежать некачественного материала и отвлечения аудитории. 
• Для фуршета выделены отдельные столы. Важно чтобы они не мешали во время просмотра.  

Напрашивается вывод, что для данного типа подходят только большие залы. Это связано с большим количеством требований для презентации.

Бизнес-встреча

Конференц-зал для бизнес-встречи схож по требованиям с презентацией. Основная цель – реклама услуг или продукции. Выделяют следующие требования:

• Переговорная просторная и с большим количеством света. В случае отсутствия солнечного – используется искусственное освещение.  
• Для рассказчика представлена сцена с трибуной и большим экраном. Обязательно присутствие микрофона и компьютера. Каждый обязан иметь возможность открыть свой проект для всей аудитории.
• Мебель расставляется таким образом, чтобы была доступна сцена. О хорошей слышимости забывать тоже нельзя. 
• Для разбавки интерьера прекрасно подходят информационные стенды о продукции и услугах выступающих. Особое внимание уделяется компании-организатору встречи.

Серьезный подход к организационным моментам позволяет наладить хорошие отношения с бизнес-партнерами. Кроме того, правильно воспользовавшись советами можно хорошо прорекламировать собственную продукцию.

Для доклада

Чаще всего к такому типу прибегают крупные фирмы. Они вынуждены арендовать комнату для выслушивания информации о проделанной работе. На такого рода мероприятиях, уместна деловая атмосфера. Кроме того, характерны:

• Расстановка столов в форме буквы «П». Таким образом формируется пространство для выступающего. Если это необходимо, он в состоянии перемещаться между слушателями. 

• У каждого слушателя свой стул и стол. Если его заинтересует какая-либо информация – он в состоянии её записать.
• Нельзя забывать и о канцтоварах. Если имеется фирменный стиль, не помешает положить на столы ручки и блокноты выполненные в нем.
• Обязано присутствие трибуны с микрофоном. Их имеется шанс увидеть и услышать с любого места. 
• Размер комнаты не обязательно огромный, но небольшое количество пространства тоже плохая идея. Каждый слушатель обязан иметь достаточное количество места и не мешать другим.
• Для выступления предоставляется всё необходимое оборудование. Перед началом, во избежание возникновения конфузов, лучше убедиться в его работоспособности. Лучше использовать качественное оборудование. Микрофон — громкий, а проектор – четкий и яркий. 

Конференция для доклада имеет свои нюансы подготовки. Деловой стиль помогает сконцентрироваться и провести мероприятие с максимальной выгодой, как для участников, так и для компании-организатора. 

Обсуждение

Для сбора бизнес-партнеров с целью обсуждения какого-либо вопроса имеются свои требования:

• Идеальным вариантом демонстрации равенства выступает круглый стол. Таким образом каждый участник понимает свою весомость в принятии решения. Это помогает сконцентрироваться и подойти к решению вопроса со всей серьезностью. 
• Во избежание конфузов, для каждого из участников рекомендуется подготовить комфортные стулья в нужном количестве. Их расстановку выполнять лучше на определенной дистанции. Это поможет избежать конфликтов между соседями.
• Для правильной расстановки требуется оптимальное количество пространства. Чем больше участников, тем большая площадь нужна.
• Рекомендуется хорошо проветрить помещение перед обсуждением проблем. Свежий воздух позитивно влияет на человека.
• Комната оформлена со вкусом. Уютная атмосфера поможет наладить отношения между партнерами.
• Если для обсуждения может понадобиться дополнительная аппаратура, необходимо позаботиться о её наличии и исправности.  

Для обсуждения различного рода вопросов прекрасно подходят средние по размерам и маленькие залы. Главное чтобы они были оформлены со вкусом. Правильно расставленная мебель сыграет весомую роль в успешном завершении.

Заключение

Каждая конференция по своему важна для организации. Вне зависимости от цели, она требует индивидуальный подход. Чтобы все прошло на высшем уровне и завершилось успехом, тщательно продумываете каждая мелочь. Даже самый маленький просчёт – даст о себе знать самым неприятным образом.

Выбирая локацию, организатор в первую очередь выбирает стиль проведения. Если ошибиться на данном этапе, можно напороться на ряд неприятных конфузов. 

Каждой из целей характерны свои особенности проведения. Только учитывая их, можно добиться успеха.