Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Плануючи конференцію або тренінг, старт роботи над подією розпочинається з відповіді на питання: для чого необхідно проводити івент? Що в результаті очікується. Якщо метою служить нарощування впізнаваності бренду, створення експертного образу, можна приступати до підготовки. Не варто забувати про підбір майданчика, який має бути просторим. Щоб не витрачати час на пошуки, краще орендувати конференц – зал у Києві. Можна оформити приміщення відповідно до тематики.

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Принципи планування події

Поглиблене вивчення, виявлення проблеми, рішення за допомогою заходу. Процес організації включає декілька етапів, до яких максимально правильно слід підходити:

  • визначення сегменту цільової аудиторію. Якщо намічається конференція з бізнесу маркетингу, це зацікавить підприємців, управлінський персонал. До цієї категорії необхідно буде звертатися за допомогою комунікацій;
  • призначення дати і часу початку заходу. Проведення події для слухачів, обмежених межами одного міста – можна назначати дату у будній день. Якщо заплановані іногородні учасники, треба розрахувати час, враховуючи тривалість поїздки до пункту;
  • вибір майданчика. Добра місткість, технічна оснащеність, парковка, зручне місцерозташування;
  • посадочні місця розраховуються за планом продажу квитків, додаються гості;
  • чітке складання план заходу з відображенням в нім всіх моментів. Доцільно згрупувати по блоках цілі;
  • формування кошторису витрат на основі бюджету. Папір містить деталізовану інформацію про організацію в грошовому еквіваленті. Тут враховується все до дрібниць.

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Кожен розділ має бути розписаний детально зі встановленими термінами виконання. Прикинувши витрати, можна виділити частину з власного бюджету, решту сплатити за рахунок партнерів.

Залучення компаньйонів

Пропозиція для співробітників партнерської фірми на захід просто потрібна. Також не зайвим стане розміщення логотипу в рекламних матеріалах. Можна згадати про партнерів на закритті події або опублікувавши в інтернет ресурсі.

Вдалим варіантом буде можливість закриття шляхом бартерної операції витрат на інформаційну співпрацю, сувенірну продукцію. Бажано зменшити витрати на оренду методом ведення переговорів про партнерство.

Бізнес – локації для заходів зацікавлені в орендарях. Учасники майбутньої конференції представляють потенційну аудиторію. Можна зробити вигідний обмін реклами в новинній стрічці про подію на зменшення вартості оренди.

У випадку із залученням комерційних партнерів мається на увазі запрошення окремих осіб. Для їх відвідування доведеться скласти пропозицію в декількох варіаціях спонсорського пакету. Вартість такого пакету залежатиме від статусу спонсора, відрізняються кількістю доступних привілеїв.

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Належне освітлення

 

Особлива увага приділяється спрямованості світла, яке повинне освічувати людей різного зросту, що стоять на сцені. Іноді при організації упускається цей момент. Що важливе не лише для запрошених, також для якісної зйомки.

Краще затемнити приміщення, контролюючі освітлення пультом управління. Що забезпечує необхідну яскравість.

Чистота і гучність звуку

Ефективна взаємодія, загальна результативність безпосередньо залежать від якісного звуку. Головне правило – створення рівномірного розподілу акустики по усьому периметру без відлуння.

Якщо приміщення має квадратну форму, слід розмістити в кожен кут по одному динаміку. Відштовхуючись від особливостей простору, зал має бути охоплений за допомогою розташування колонок на однаковій відстані між собою.

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Мікрофон для спікера

Обов’язковим моментом буде уточнення у промовців їх стилю викладу матеріалу. Доповідачі можуть стояти нерухомо упродовж усієї лекції. Є любителі активно рухатися по сцені. Більшість ведучих вважають за краще жестикулювати для отримання ефекту комунікативної бесіди. У такій ситуації знадобиться зручна гарнітура замість звичайного мікрофону.

Краще підготуватися заздалегідь до непередбачених обставин. Для цього варто запастися мікрофонами, встановленими на трибуні, нагрудними модифікаціями, безпровідними пристроями. Це забезпечить зручність під час дискусій.

Доступ до сцени має бути без перешкод. Вітається простота стилю приміщення, інакше занадто химерне оформлення гостей відволікатиме.

Основи проведення заходу: як зробити це з першого разу

Перевірка технічного оснащення

З основних приладів знадобиться проектор з великим екраном, ноутбук, відеокамера, флипчарт, кликер – указка. Таке устаткування має бути у будь-якому залі. Перше знайомство з майданчиком включає тестування техніки напередодні заходу. Можна домовитися з адміністрацією, виділивши відповідального працівника. Попередня зустріч з фахівцем допоможе уникнути непередбачених ситуацій. Якщо орендодавець не надає співробітників, можна найняти професіонала з боку.

Забезпечення безкоштовним Wi – Fi. Наявність безпровідної мережі вимагає демонстрації, випробування на навантаження, що витримується. Якщо ресурс відсутній, треба потурбуватися про власний агрегат. Важливо враховувати, що сигнал може псуватися, коли буде багато людей.

Рекомендується підготувати зарядну зону, де можна буде при необхідності зарядити акумулятор. Виявляться потрібними декілька різних типів пристроїв. Обов’язково варто зберегти презентацію спікерів на електронному носії. За добу до заходу краще уточнити у спікера про зміни в доповідь. Якщо він що-небудь вносив, має бути оновлена версія. У призначений день перед початком слід переглянути слайди повторно.

Необхідно зробити запис відео виступів. Контент згодиться в майбутньому для організаторів, також може бути корисним іншим.

Актуальність тематики викличе більший інтерес у експонентів. Якщо раніше конференції мали аналогічний напрям, потрібно проаналізувати підсумки.

Головне – дотримання балансу у всьому. Дизайнерське рішення до брендування майданчика повинне відповідати концепції заходу.

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *