Технічне забезпечення конференції

Організація бізнес-заходів передбачає установку спеціальних сцен, звідки виступаючі будуть зачитувати доповіді, висловлювати думку, ділиться досвідом. Знадобляться мікрофони, щоб кожен в залі міг почути розмову зі сцени, але, і щоб можна було поставити питання із залу.

Не вийде обійтися без якісного технічного обладнання, що забезпечує найкращу подачу і обмін інформацією між членами заходу. Зали для проведення конференцій завжди оснащені розетками, освітленням, але іноді цього недостатньо.

Часто власники великих конференц-залів пропонують власну апаратуру. Це зручно, адже не доводиться самостійно шукати компанію, яка б забезпечила технічний супровід конференції.

Також маленькі конференц-зали оснащені необхідною апаратурою, хоча найчастіше сцену монтувати в обмеженому просторі не радять. В такому випадку буде достатньо перед круглим столом для переговорів встановити екран для проектора. Він обов’язково повинен бути забезпечений додатковими пристроями, щоб кожен зміг показати власні напрацювання.

При виборі залу для проведення конференцій, звертайте увагу на такі параметри:

  • Забезпечено чи приміщення достатньою кількістю розеток, перехідників, подовжувачів і т.д.
  • Переконайтеся, що в кімнаті проведено Інтернет, якщо планується відеоконференція. Тоді слід перевірити, наскільки хороший зв’язок в кімнаті, щоб вона не переривалася під час заходу.
  • До технічного забезпечення відносять і світло, упевніться, що його досить в кімнаті. Якщо планується показ проектів за допомогою
    проектора, бажано наявність штор, що не пропускають денне світло, щоб у членів наради не виникло труднощів при перегляді.

Якщо займаєтеся організацією події, заздалегідь перевірте настройки пристроїв. Особливо приділіть увагу звуку, його завжди доводиться налаштовувати ретельно. Він не повинен бути гучним, але і в кінці майданчика, на задніх рядах, все зможуть почути виступаючого.

Спробуйте запустити слайди на екрані, перевірте, чи немає проблем з показом зображень і текстів. Рекомендовано поставити в залі хоча б двох людей, з обох сторін і вручити їм по мікрофону. Коли хтось захоче висловитися, ці особи подадуть пристрою.

Неважливо, масштабне або невеликий планується захід, доводиться контролювати велику купу нюансів. Дуже важливим моментом є техніка, якщо вона якісна, то подія пройде, як і булоа запланована.