Виды конференций и как правильно под них подобрать конференц-зал

Види конференцій і як правильно під них підібрати конференц-зал

Конференція – найважливіша подія для кожної організації. Оренда конференц-залу – важкий процес, що вимагає особливого підходу і віднімає багато часу на підготовку. Ні для кого не секрет, що оцінка компанії відбувається візуально. Саме тому, кожна ділова зустріч з партнерами повинна бути організована з урахуванням кожної з дрібниць.

Види конференцій і як правильно під них підібрати конференц-зал

Правильно підібрана кімната – запорука успіху зустрічі. Існують свої тонкощі, що дозволяють визначитися з місцем проведення і його оформленням.

Різновиди

Перш ніж вибирати локацію для заходу, необхідно визначитися із цілями його проведення. Існує кілька різновидів:

  • Презентаційна.
  • Рекламна (бізнес-зустріч).
  • Для доповіді.
  • Обговорення.

Кожен із вищевказаних вимагає певну апаратуру і меблі. Для одних підходить неформальна обстановка, а для інших – діловий стиль.

Презентаційна

Так як головна задача – презентація, необхідне відповідне приміщення:

  • Найкраще підходять світлі тони стін і підлоги. Таким чином візуально збільшується простір.
  • Особливу увагу варто приділити місцю для виступаючого. Презентацію повинна бачити вся аудиторія.
  • Не можна забувати і про проектор. Він зобов’язаний бути присутнім в будь-якому випадку. Найчастіше такі заходи не проходять без його використання. Щоб зображення було гарним, рекомендується використовувати штори або жалюзі на вікнах.
  • У разі відеозйомки потрібно виділити місце для оператора. Таким чином можна уникнути неякісного матеріалу і відволікання аудиторії від процесу.
  • Для фуршету виділені окремі столи. Важливо щоб вони не заважали під час перегляду, та не перешкоджали йому.

Можна зробити висновок, що для даного типу підходять тільки великі зали. Це пов’язано з великою кількістю вимог для презентації.

Бізнес-зустріч

Конференц-зал для бізнес-зустрічі схожий за вимогами з кімнатою для проведення презентації. Основна мета – реклама послуг або продукції. Виділяють наступні вимоги:

  • Переговорна кімната простора і з великою кількістю світла. У разі відсутності сонячного – використовується штучне освітлення.
  • Для оповідача представлена сцена з трибуною і великим екраном. Обов’язкова присутність мікрофона і комп’ютера. Кожен зобов’язаний мати можливість відкрити свій проект для всієї аудиторії.
  • Меблі розставляються таким чином, щоб була доступна сцена. Про хорошу гучність забувати теж не можна.
  • Для доповнення інтер’єру прекрасно підходять інформаційні стенди про продукцію та послуги виступаючих. Особлива увага приділяється компанії-організатору зустрічі.

Серйозний підхід до організаційних моментів дозволяє налагодити хороші відносини з бізнес-партнерами. Крім того, правильно скориставшись порадами можна добре прорекламувати власну продукцію.

Для доповіді

Найчастіше до такого типу вдаються великі фірми. Вони змушені орендувати кімнату для вислуховування інформації про виконану роботу серед працівників. На такого роду заходах, доречна ділова атмосфера. Крім того, характерні:

  • Розстановка столів у формі літери «П». Таким чином формується простір для виступаючого. Якщо це необхідно, він в змозі переміщатися між слухачами.

Види конференцій і як правильно під них підібрати конференц-зал

  • У кожного слухача свій стілець і стіл. Якщо його зацікавить будь-яка інформація – він в змозі її записати.
  • Не можна забувати і про канцтовари. Якщо є фірмовий стиль, не завадить покласти на столи ручки і блокноти виконані в ньому.
  • Обов’язкова присутність трибуни з мікрофоном. Побачити і почути виступ має бути змога з будь-якого місця.
  • Розмір кімнати не обов’язково величезний, але мала кількість простору теж погана ідея. Кожен слухач зобов’язаний мати достатню кількість місця і не заважати іншим.
  • Для виступу надається все необхідне обладнання. Перед початком, з метою уникнення можливих конфузів, краще переконатися в його працездатності. Рекомендується використовувати якісне обладнання. Мікрофон – гучний, а проектор – чіткий і яскравий.

Конференція для доповіді має свої нюанси підготовки. Діловий стиль допомагає сконцентруватися і провести захід з максимальною вигодою, як для учасників, так і для компанії-організатора.

Обговорення

Для збору бізнес-партнерів з метою обговорення будь-якого питання є свої вимоги:

  • Ідеальним варіантом демонстрації рівності виступає круглий стіл. Таким чином кожен учасник розуміє свою вагомість в ухваленні рішення. Це допомагає сконцентруватися і підійти до вирішення питання з усією серйозністю.
  • Щоб уникнути ряду конфузів, для кожного з учасників рекомендується підготувати комфортні стільці в потрібній кількості. Їх розстановку виконувати краще на певній дистанції. Це допоможе уникнути конфліктів між сусідами через недостатню кількість місця.
  • Для правильного розміщення потрібне оптимальне кількість простору. Чим більше учасників, тим більша площа потрібна.
  • Рекомендується добре провітрити приміщення перед обговоренням проблем. Свіже повітря позитивно впливає на людину.
  • Кімната оформлена зі смаком. Затишна атмосфера допоможе налагодити відносини між партнерами.
  • Якщо для обговорення може знадобитися додаткова апаратура, необхідно подбати про її наявності та справність.

Для обговорення різного роду питань прекрасно підходять середні за розмірами і маленькі зали. Головне щоб вони були оформлені зі смаком. Правильно розставлені меблі відіграють вагому роль в успішному завершенні заходу.

Висновок

Кожна конференція по своєму важлива для організації. Незалежно від мети, вона вимагає індивідуальний підхід. Щоб все пройшло на вищому рівні і завершилося успіхом, ретельно продумується кожна дрібниця. Навіть найменший прорахунок – дасть про себе знати найнеприємнішим чином.

Види конференцій і як правильно під них підібрати конференц-зал

Вибираючи локацію, організатор в першу чергу обирає стиль проведення. Якщо помилитися на даному етапі, можна напоротися на ряд неприємних конфузів.

 

Кожній з цілей характерні свої особливості проведення. Тільки з огляду на них, можна домогтися успішного завершення.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *