Відповідний конференц зал: як вибрати те, що дійсно потрібно

 

Успіх багатьох конференцій, симпозіумів, лекцій, в першу чергу, залежить в якому місці воно проводиться. Забезпечити комфорт своїм візитерам, створити довірчу атмосферу, залучити нові інвестиції – це можна зробити, коли підійти до цього питання зважено, обрати кращий варіант з наявних, звернутися по допомогу до надійної компанії, яка надає такі послуги: оренда переговорних, конференц-залів, інших приміщень для організації різних масових заходів. Професіонали, які надають зали, обладнані сучасною технікою, затишні, зручні для різних видів конгресів, концертів, лекцій, мають велику кількість вдячних відгуків від своїх клієнтів. Більше двадцяти варіантів дозволяють вибрати оптимальний для своєї події. Правильно підібрати локацію для свого заходу – це питання цікавить багатьох комерційних, громадських керівників.

Де краще орендувати приміщення 

Організація зборів такого типу, яке відбуваються в столиці нашої країни, Києві – виважене рішення. Переваги: 

● В столицю легко можна дістатись з будь-якої точки нашої держави. 

● Головне місто країни – престиж, авторитет. 

● Якщо проводиться міжнародна конференція, тоді гості можуть також насолодитися красою столиці. 

Кращі приміщення приймають як маленьку кількість людей від 30 чоловік, так і розмістити до трьохсот чоловік, абсолютно не складно. Ці локації, розташовані в самому центрі міста, піднімуть репутацію будь-якої компанії, допоможуть просунути різні бізнес-проекти, стануть гордістю будь-якого організатора. 

Навіщо організовуються зустрічі в конференц-залах 

Більшість бізнесменів потребують розумового розвитку для своїх співробітників, але не мають можливості мати власні апартаменти, здатні вмістити пристойне число відвідувачів. Його оформлення і зміст в належному виді, дорого коштує, такий проект є невигідним капіталовкладенням. Організувати конференцію або зачитати доповідь про досягнення, вироблені в певному періоді часу, зручно в окремому конференц-залі, спеціально обладнаному для цих цілей. Види заходів, для яких може знадобитися зал: 

● Виставки, концерти, презентації, покази модного одягу. 

● Конференції, конгреси, форуми, симпозіуми. 

● Ділові рандеву, переговори, підписання документів, договорів. 

● Майстер-класи, тренінги, лекції, семінари. 

Прочитати лекцію для невеликої кількості слухачів, провести тренінг можливо в приміщенні з підвищеним комфортом, в якому передбачені спеціальні крісла або дивани. Створення довірчої обстановки допоможе гостям краще сприймати інформацію, озвучену у виступі лектора. Для ділових зустрічей найвірогідніше потрібна аудиторія зі столами, розташованими по колу. У переговорній буде зручно співрозмовникам добре бачити один одного, спілкуватися в невимушеній атмосфері, документувати результати зустрічі, підписувати договори. Під кожну подію компанія по наданню оренди приміщень, допоможе підібрати таку локацію, вона підійде не лише по розмірах, можливості розміщення певного числа запрошених гостей, але й сподобається дизайном, меблями, кольоровою гаммою, пречудовим та оковирним інтер’єром. Приємна, дружня атмосфера повинна бути забезпеченою на будь-якому заході.

 

Скільки людей запрошено на зустріч?

Третім моментом, який треба враховувати для замовлення певної квадратури об’єкта, підрахувати скільки чоловік відвідає прийом. Відповідно, якщо учасників буде багато, потрібно велику площу, щоб їх розмістити. Для невеликого тренінгу, корпоративного збору співробітників, досить невеликого, близько 700 кв.м., залу, для великої конференції слід вже вибирати конференц-холл площею – 125 до 1000 кв.м. Такий великий простір має невелике зонування для проведення симпозіуму з подальшим фуршетом. 

Вимагається, правильно вибрати дату зборів, скласти список запрошених, сповістити їх повідомленнями або електронними запрошеннями, за декілька днів опитати усіх учасників – чи зможуть вони приїхати, чи не виникли непередбачені ситуації, що заважають їм відвідати дану акцію. Напередодні конференції треба замовити декілька додаткових місць для гостей, які всетаки вирішили відвідати цю зустріч. Такий підхід позбавить від стресу через непередбачені ситуації, дозволить розташувати таких відвідувачів без проблем. 

Додаткове устаткування 

Також, ще одним важливим пунктом являється технічне оснащення, наявність необхідного забезпечення для ефективного проведення конкретних заходів. Деяке устаткування може вже знаходиться в конференц-холі, а інше треба додатково замовляти. Дана річ стосується: трибуни, проектора і екрану, плазмової системи, мікрофонів, електронних перекладачів, указки, додаткового освітлення сцени та інше. Слід продумати, краще замовити заздалегідь, щоб забезпечити зрозуміліше надання інформації як в усному виді, так і в наочному вигляді. Для великої площі конференц-зала користування мікрофонами стане необхідною умовою для того, щоб усі слухачі ясно чули все що говорить лектор.

Додаткові послуги 

Якщо симпозіум, лекція займатимуть багато часу, тоді може знадобитися перерва, під час якої влаштовується невеликий обід, де можливо випити каву, чай, прохолодні напої. У кінці зустрічі можна замовити допомогу в організації coffee – break, кейтеринг, фуршета, бізнес-ланча. Що допоможе організаторам заощадити свій час, передати вирішення цих питань професійній команді, які оформлять таке міроприємство, як того побажає замовник, відповідно до свого бюджету та особливостей проведення прийому. 

Звернувшись в компанію, що надає послуги з оренди конференц-залу в Києві, можна провести свій захід на вищому рівні, в сучасно оснащеному приміщенні. На рахунок оформлення, спеціалісті компанії, створять бажані умови згідно вимог замовника. Просунути свій бізнес, отримати нових засновників, партнерів, провести в хорошій атмосфері тренінги, симпозіуми – все можливо, просто довіртесь команді досвідчених фахівців.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *