Як обрати конференц-зал

Як обрати конференц-зал

 

Жодна конференція не здатна пройти успішно без використання спеціально обладнаного залу. Конференц зал оренда – важлива складова успішного результату заходу. Від обраної локації і оформлення залежить настрій партнерів, хід переговорів і багато іншого. Неправильний підхід до моментів організації здатний все зіпсувати.

Про захід

Для багатьох ділових людей, події даного характеру стали невід’ємною частиною життя. Щоб вирішити виниклі проблеми чи презентувати новий товар проводяться спеціальні зустрічі – конференції. Для деяких видів підходить неформальна обстановка, іншим – краще провести в діловій атмосфері.

Як обрати конференц-зал

Під терміном конференція мається на увазі зустріч ділового характеру з метою проведення переговорів, лекції, тренінгу, семінару, презентації та іншого. Крім вирішення виниклих проблем, партнери діляться напрацюваннями, презентують інновації.

Вибір приміщення

Правильний підбір локації несе в собі безліч переваг. Ретельно підібрана середовище дозволяє розташувати партнера ближче до себе, налагодити кращі стосунки.

Настрій на переговори в великій мірі залежить і від таких критеріїв як дата і час, але найважливішою з них залишається місцевість. Ні для кого не секрет, що візуальна оцінка – основний критерій.

Принципи вибору

Виділяють чотири основні фактори, на них заснований правильний вибір локації. Якщо в повній мірі враховувати дані особливості, проблем з оформленням не виникає. Як результат – позитивний фінал.

Як обрати конференц-зал

Слід звертати особливу увагу на наступні чинники:

  • Адреса будівлі.
  • Розміри.
  • Комфорт.
  • Обладнання та сервіс.

Адреса будівлі

Підібрати ідеальну територію – досить складно, однак, якщо докласти трохи зусиль – можливо. Не вдало підібране місцезнаходження значною мірою здатне вплинути на учасників переговорів та їх кількість.

Не рекомендується робити вибір на користь околиці. Це викличе значні проблеми, пов’язані з труднощами доїзду. Далеко не кожен оцінить поїздку, яка вимагає додаткові витрати коштів і часу.

Будівля, розташована в центрі – далекий від ідеалу варіант. Затори можуть відібрати у людини стільки ж сил і часу, що і по дорозі до околиці міста. Постійний шум автомобілів в значній мірі вплине на проведення самого заходу.

Не допускається проведення поблизу офісів. Це наганяє робочу атмосферу. З огляду на те, що багато хто віддає перевагу неофіційному формату зустрічей – дана локалізація неприпустима.

Розміри

Перш ніж орендувати кімнату, слід ретельно оглянути її. На перший погляд простора переговорна, може виявитися замалою або великий. Оптимальні розміри визначаються в ході організації. Якщо планується невелика кількість гостей, краще уникати величезних приміщень.

Вибираючи маленьку або середню по площі залу, недоречно розраховувати на широку аудиторію. Нікому не припаде до смаку напружена атмосфера. Ділова зустріч не повинна перетворюватися в ранковий вагон метро.

Перш ніж оглядати варіанти для оренди, потрібно приблизно розрахувати запрошених гостей. Таким чином, вже увійшовши в зал, можна зрозуміти чи достатньо буде запрошеним простору.

Візуально додати місця допоможуть світлі тони приміщення. Квадратних метрів більше не стане, але перебувати буде комфортніше.

Також варто звернути увагу на джерела світла і вікна. Тьмяне освітлення формує атмосферу наповнену мороком. Перебуваючи в такому кабінеті, хочеться скоріше піти з нього.

Вікна можуть одночасно використовуватися як джерело денного світла і спосіб провітрювання. Свіже повітря позитивно впливає на людину. Воно сприяє логічному мисленню. У якісно провітреному середовищі легше приймати будь-які рішення.

Комфорт

Для того щоб учасник залишився задоволеним організаційним підходом, і захід закінчився для нього продуктивно, повинен бути присутнім комфорт. У це поняття включені:

  • Зручні стільці.
  • Столи потрібної висоти.
  • Правильна розстановка меблів.
  • Наявність кондиціонера або хорошого опалення (в залежності від сезону).
  • Все необхідне для запису інформації.
  • Затишний інтер’єр.
  • Якщо має місце перерва, то все необхідне для неї.

Хороший підхід до оформлення помітно відразу. Якісні і м’які стільці на потрібному рівні зі столом, повинні бути виставлені на оптимальній відстані один від одного. Якщо один з сусідів заважає іншому, може виникнути ряд неприємних конфузів.

Крім вищеописаного необхідно подбати і про температуру приміщення. Гостям не повинно бути жарко, або холодно. Оптимальна середня температура.

У зимовий час слід подбати про гардеробну або вішалку з достатньою кількістю місць для верхнього одягу. Влітку – надати воду або інші охолоджувальні напої.

Затишна атмосфера, наповнена комфортом, допоможе домогтися кращих відносин з бізнес-партнерами. Це допоможе вплинути на фінал заходу.

Обладнання і сервіс

Для виступу потрібно багато різної апаратури. Кожен з приладів – високої якості. Тільки таким чином можна уникнути неприємних конфузів пов’язаних з виходом з ладу апаратури. Перед початком, не буде зайвим, додатково переконається в їх робочому стані.

Жодна презентація не здатна обійтися без проектора. Розміри екрану підбираються з урахуванням аудиторії. В будь-якому випадку, його повинно бути видно з усіх місць.

Для виступаючих потрібні сцена і трибуна, оснащена мікрофоном. Таким чином набагато простіше привернути увагу аудиторії і змусити слухати.

Не обійтися і без комп’ютера. З його допомогою можна відкривати файли, відтворювати відео, демонструвати проекти, презентації та інше.

В послуги сервісу входить фуршет. Якщо він планується – потрібно заздалегідь подбати про знаряддя, додатковий столик і відведене місце. Іноді зустрічаються і гарячі напої – чай або кава. Учасники зазвичай високо оцінюють такий підхід.

Висновок

Конференція відіграє значну роль у житті кожної фірми. Завдяки даним зустрічам вирішуються життєво важливі питання, відбувається презентація нових послуг та інше.

Як обрати конференц-зал

Щоб домогтися успіху в цій справі, варто ретельно поставитися до етапу підготовки. Правильно підібране місце для проведення – складова успішного фіналу.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *