Все что нужно знать о почасовой аренде конференц-зала

Если фирма решила провести статусное мероприятие, то для этого лучше всего подойдет почасовая аренда зала. При выборе стоит учитывать определенные моменты, к которым относится выделенная смета, дополнительные предоставляемые услуги арендодателем, технические возможности и внешний вид апартаментов.

Бюджет

Если смета ограничена, то придется потрудиться, чтобы найти зал с экономной арендной платой. Ведь почасово обычно слегка дороже, чем за несколько дней. Для того советуют обратить внимание на интернет-платформы, которые предоставляют привлекательное помещение по приемлемой стоимости. 

Интернет-компании, предоставляющие аренду конференц-зала, обладают одним существенным преимуществом: кофе-брейк включено в стоимость. Беспокоится за перекус не придется: кофе и печенье будут находиться на столе, предназначенном для легкого перекуса.

Технические возможности

Успех проведения конференции также зависит от предоставленных технических возможностей. Необходимо наличие оборудования, предназначенного для проекции видео трансляции, звуковой трансляции, оргтехника, кондиционеры (особенно в жаркое время года). Может понадобиться система Wi-Fi. Поэтому необходимо сразу все проверять, чтобы потом не столкнуться с проблемами отсутствия какого-либо устройства.

DSC_0263-1030x684.jpg

При использовании личного оборудования его следует привезти за день, выполнить установку и проверку. На локациях обычно присутствует человек, занимающийся данными функциями.

В цену аренды конференц-зала некоторое оборудование может быть включено. Но за микрофон, проектор придется внести отдельную плату. Такие нюансы советуют уточнять сразу.

Дополнительные услуги

Если во время проведения конференции перерывы небольшие, то стол с угощением устанавливают прямо в зале или в соседней комнате (если арендодатель ее предоставит). В противном случае понадобится здание, имеющее отдельный холл или зал-трансформер (при помощи перегородок будет создана обеденная зона). 

Также можно обратиться к арендодателю. Чаще всего, за отдельную стоимость, они предлагают различные дополнительные услуги, на которые предоставляется прайс. После ознакомления с ценами, можно решить, выгодно ли именно здесь почасово арендовать зал или все же стоит поискать другой вариант.

Если организаторы не хотят трудностей, они могут арендовать ближайший ресторан или кафе. В определенное время стол накроют по высшему разряду. Угощения приготовит шеф-повар, еда будет вкусной и ароматной. Но в таком варианте присутствует один недостаток — не очень удобно проводить конференцию сидя за столом или стоя перед жующими людьми. Единственный выход заключается в том, что в кафе имеется отдельный зал для симпозиумов.

Для иностранных гостей понадобиться ночлег. Владельцы зала вполне могут помочь с выбором отеля, подсказать наиболее комфортный вариант за адекватную стоимость.

Внешний вид зала

Интерьер зала должен быть выполнен в деловом стиле без наличия лишних деталей. Учитывая, что люди будут находиться в нем как минимум несколько часов, то стоит уделить внимание дизайну: сдержанность, при этом оформление выполнено со вкусом, полностью отсутствуют яркие краски, отделка в пастельных тонах. 

3-1-845x684.jpg.pagespeed.ce.MYvckVoBHr.jpg

Для тренингов и семинаров подойдет менее формальный интерьер. Хорошим вариантом станет лофт. Его многофункциональность позволит без каких-либо трудностей провести мероприятие по высшему разряду за невысокую стоимость.

Для того, чтобы избежать форс-мажорных ситуация, следует выполнить правильный расчет посадочных мест. Если резко придут неожиданные гости, они должны разместится с комфортом, при этом не принеся ущерба остальным участникам семинара.

Главным критерием является месторасположение. Находящиеся за чертой города можно смело отметать. Для приезжих такой вариант максимально некомфортен. Оптимально выбрать зал в центре города. Приглашенные гости не почувствуют дискомфорта.

Если выбор все же пал на сооружение, находящееся за городом, то организаторам придется постараться сверхурочно, чтобы организовать транспортировку гостей туда и обратно.

Преимущества почасовой аренды

Обычно залы заранее оборудованы необходимой техникой, также для клиентов предоставляются лучшие условия для проведения симпозиумов. Помимо этого почасовая аренда обладает следующим рядом преимуществ:

  • сервис продуман грамотно и профессионально;
  • хорошая звукоизоляция;
  • зал закрыт от остальных посетителей;
  • внутри присутствует рабочая атмосфера, вызывающая чувство полного комфорта;
  • отличная транспортная развязка;
  • удобное месторасположение;
  • бездепозитная почасовая оплата;
  • гибкая скидочная система;
  • возможность выполнить бронь заранее;
  • решение проблемы за короткий промежуток времени;
  • экономия финансовых средств и времени.

Деловые партнеры могут не знать, что офис снят только на определенный срок. Зал представляет собой комфортное помещение, обладающее адекватной стоимостью, деловой обстановкой. Для предпринимателей, которые ведут бизнес сразу в нескольких городах, такой вариант станет наиболее выгодным и оптимальным. Участники конференции останутся довольными. Если конференция происходила по поводу заключения сделки, можно рассчитывать на ее положительное завершение.  Почасовая аренда пользуется популярность у адвокатов, нотариусов, представителей малого и среднего бизнеса.

0 ответы

Ответить

Хотите присоединиться к обсуждению?
Не стесняйтесь вносить свой вклад!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *